ماهية حافظة المستندات و أهميتها.
ما سمي المستند بهذ الاسم الا لكونه سندا يستند عليه صاحب الحق في اثبات حقه في الحصول علي الحماية القضائيه او نفي حق الخصم في الحصول علي تلك الحمايه .
والمستند هو تلك البيانات المسجله والواردة كتابة او صورة او صوتا وقد يكون المستند رسميا او عرفيا وقد يكون اصل او صورة ماخوذه عن الاصل والصورة اما ان تكون رسميه او ضوئيه غير ممهورة بشعار الدوله وخاتمها ..
هذا ونظرا لاهمية حوافظ المستندات في الدعوي ومدي تاثيرها علي تكوين عقيدة المحكمه وجب علينا بيان تلك الاهميه ومدي ما تنطوي عليه حافظة المستندات من خطورة في الفصل في النزاع وتكوين عقيدة المحكمه .. وذلك من خلال بيان كيفية كتابة حافظة المستندات وما تحتوي عليه من مستندات.
ماهيتها :
هي ورقة ترفق بصحيفة الدعوي الافتتاحية أو بالمذكرة القانونية و وتوضع و يذكر فيها كافة المستندات المرفقة بالصحيفة او بالمذكرة و أرقامها و وجه الاستدلال بها
أهميتها:
تكمن أهميتها في أنها تسهل على القاضي عمله و توفر عليه الوقت و الجهد و تقلل من احتمال الخطأ و تمنع النسيان أو الغفلة عن احد المستندات المرفقة بالمذكرة . بداية الحافظة أعلى الحافظة يذكر أنها حافظة مستندات للقضية رقم كذا لجلسة يوم كذا و تاريخ كذا و مقدمها فلان و صفته و وكيله و اسم الخصم و صفته و وكيله و هذا للتأكيد على أنها تابعة للمذكرة المقدمة الطرف الفلاني في الدعوى و إنها تابعة لهذه الجلسة حتى لا تختلط أو تشتبه بأخرى أو بمذكرة الخصم وهذا ليس صلب حافظة المستندات و إنما من متمماتها .
كيفية الإعداد:
تعد حافظة المستندات و ذلك بوضع جدول في الورقة به ثلاثة أعمدة على الأقل و به صفوف بعدد المستندات المرفقة و يكون في العمود الأول الأرقام متسلسلة و في العمود الثاني اسم مختصر لكل مستند أو شرح مختصر جدا عنه لتعريفه و تمييزه عن غيره و في العمود الثالث الشيء المراد الاستدلال عليه عن طريق المستند فربما يكون المستند يدل على أمور متعددة
و لكنك تريد احدها أو عددا منها لا كلها فأنت في العمود الثالث تذكر وجه الاستدلال أي انك تقدم هذا المستند للاستدلال على كذا خاتمة الحافظة ثم يذكر تحت الجدول عدد المستندات الإجمالي و أنها تدل على أحقية الموكل أو عدم أحقية الخصم في كذا و كذا و تذيًل باسم و توقيع المحامي أو مقدم المذكرة و الحافظة و هذا أيضا ليس جزءا جوهريا من الحافظة و إنما لتوثيقها و نسبتها إلى صاحبها و لإعطائها حجية واضحة كسائر المحررات الموقع عليها
ويتم تدوينها باتباع الاتي :
1 – كتابة اسم المحكمة و الدائرة التي يقدم لها الحافظه
2 – كتابة اسم مقدم الحافظه وصفته ( المدعي او المدعي عليه او الحصم المدخل او المتدخل ) بحسب الاحوال
3 – كتابة اسم من يقدم ضده الحافظه ( المدعي او المدعي عليه او الحصم المدخل او المتدخل ) بحسب الاحوال
4 – كتابة رقم الدعوي التي يقدم فيها الحافظه وسنه اقامتها ونوعها ( مدني جزئي او مستعجل او كلي او جنح او …. او ….)
5 – بيان تاريخ الجلسة التي تقدم فيها الحافظه ولهذا البيان اهميه عند كتابة مذكرة في الدعوي فيسهل التنيوه عن المستند والحافظه بتاريخ الجلسه التي قدمت فيها
6 – عند تعدد الحوافظ المقدمه بذات الجلسة يرجي ترقيمها حافظه رقم 1 ، رقم 2 وذلك بحسب اهمية المستند ومدي تاثيرة في النزاع
7 – ملء الخانات الخاصه ببيان المستند من رقم المستند في الحافظه وعدد صفحاته وتاريخه ,
8 – بعد المراحل السابقه يبقي لنا اهم مرحله من مراحل ملء حافظة المستندات والتي يستهين بها الكثيرون وهي بيان المستند المقدم بالحافظه
ويجب مراعات الاتي عند كتابة هذه الخانه علي وجه التحديد :-
أ – تاريخ المستند وجهة صدورة وبيان اطرافه .
ب – نبذه مختصرة عن المستند وان كان عقدا او اقرارا بيان النقاط الهامه فيه
ج – دلالة المستند ومدي تاثيرة في النزاع ببيان الجزئيات الهامه التي يؤكدها او ينفيها المستند
د – تقفيل الحافظه بوضع خط اخرها وكتابة انها طويت علي كم مستند ومكونين من كم ورقه والتوقيع علي الحافظه بالاسم والصفه
هـ – توثيق الحافظه ميكروفلميا نظرا لا همية المستندات والحفاظ عليها من العبث ويمكن ان تقوم بوضع المستندات في الحافظه بطريقه تمنع من استبدالها او العبث بها
ز – يجب ان نعلم جميعا ان للبيانات السابقه اهمية عند تدوينها علي وجة الحافظه خاصة اذا ما احتاج الامر الي تقديم ذات المستند في نزاع قائم او قام بين الخصوم او غيرهم مع الحاجه الي المستند ذاته وقتها يمكن الاستعانه بصورة رسميه من وجه الحافظه مع صورة ميكروفلميه من المستند ووجه الحافظه لتقديمها في النزاع الاخر
ح _ لا مانع من كتابة بعضا من الدفوع المتعلقه بالمستند علي وجه الحافظه حتي تكون الحافظه وما حوته وما دون عليها كافي الدلاله مؤديا للغرض من تقديم الحافظه ..
وفي ذلك قالت محكمة النقض :
وان ما يرد على وجه الحافظه من دفاع او دفوع هو امر مكمل يجب الاخذ به وان لم يبديه الخصم بمحضر الجلسات او بمذكرة دفاعه